Mengapa data quotation harus lengkap?

Penyedia logistik menggunakan data untuk menghitung ruang muatan, memilih kendaraan atau kontainer, memeriksa akses rute, menentukan kebutuhan konsolidasi, dan mengidentifikasi risiko handling. Data juga menjadi dasar ruang lingkup layanan sehingga pengirim mengetahui apa yang sudah dan belum termasuk dalam tarif.

1. Origin dan destination

Cantumkan alamat lengkap pickup dan delivery, kota, kecamatan, kode pos, nama PIC, serta nomor kontak. Sebutkan kondisi akses: lebar jalan, pembatasan jam kendaraan, area gudang atau pelabuhan, lantai bangunan, dan ketersediaan area bongkar. Informasi “Surabaya ke Makassar” saja belum cukup untuk menghitung kebutuhan first mile dan last mile.

2. Jenis dan karakter barang

Jelaskan nama komoditas, material, cara kemas, tingkat kerapuhan, kemampuan ditumpuk, serta nilai barang bila diperlukan. Beri tahu apabila barang berupa cairan, mudah terbakar, berbau, sensitif suhu, mesin berat, atau memiliki dimensi tidak standar. Informasi ini memengaruhi penerimaan barang dan metode penanganan.

3. Jumlah koli dan jenis kemasan

Tuliskan jumlah karton, karung, drum, pallet, peti, roll, atau unit. Jika ukurannya berbeda, kelompokkan setiap tipe kemasan. Contoh: 10 karton ukuran A dan 5 pallet ukuran B. Packing list akan mempercepat verifikasi saat pickup dan serah terima.

4. Berat aktual dan dimensi

Sertakan berat per koli atau total berat serta panjang, lebar, dan tinggi kemasan. Penyedia layanan dapat membandingkan berat aktual dengan berat volumetrik atau kubikasi. Untuk barang tidak beraturan, gunakan dimensi terluar setelah dikemas. Pastikan satuan kilogram, sentimeter, meter kubik, atau ton ditulis dengan jelas.

5. Jadwal dan target penerimaan

Sebutkan tanggal barang siap, jam operasional lokasi, target pickup, dan target tiba. Untuk pengiriman laut, jadwal dapat dipengaruhi cut-off, konsolidasi, keberangkatan kapal, cuaca, dan proses distribusi tujuan. Target waktu yang jelas membantu penyedia merekomendasikan layanan reguler atau prioritas.

6. Ruang lingkup layanan

• Port-to-port, door-to-port, port-to-door, atau door-to-door.
• Pickup dan delivery termasuk atau terpisah.
• Kebutuhan tenaga bongkar muat, forklift, crane, atau alat bantu.
• Kebutuhan packing, pallet, peti kayu, atau wrapping.
• Asuransi dan dokumen pendukung.

Contoh format permintaan quotation

Origin: Rungkut, Surabaya
Destination: Makassar, Sulawesi Selatan
Barang: produk non-dangerous goods dalam karton
Jumlah: 40 koli
Berat: 1.200 kg
Dimensi: lampirkan per koli atau total CBM
Layanan: door-to-door
Barang siap: tanggal dan jam
Kebutuhan: pickup, handling standar, dan bukti terima

Kesalahan yang perlu dihindari

Hindari mengirim foto barang tanpa ukuran, menyebut berat perkiraan tanpa konfirmasi, tidak menginformasikan barang tidak dapat ditumpuk, atau mengabaikan akses kendaraan. Jangan memilih quotation hanya dari angka akhir; periksa cakupan, lead time, masa berlaku tarif, pajak, dan ketentuan biaya tambahan.